Reporting – Anwenderhandbuch

1. Schnellstart

2. Oberfläche im Überblick

Das Reporting besteht aus dem Berichtsbaum links, der Symbolleiste oben und dem Arbeitsbereich mit sechs möglichen Registern. Am unteren Rand werden Arbeitsplatz und angemeldeter Bediener angezeigt.

Bericht auswählen

• Ordner mit Pluszeichen aufklappen, bis der gewünschte Bericht sichtbar ist.
• Ein Klick auf einen Bericht lädt dessen Parameter, Filter, Layouts und Beschreibung.
• Im Suchfeld kann nach Bezeichnung oder vierstelliger Berichtsnummer gesucht werden.
• Die Nummer und Kurzbeschreibung des markierten Berichts stehen links unten.
• Ein Bericht kann je Kunde mehrere Layoutvarianten besitzen. Die fachliche Datensammlung bleibt gleich, die Darstellung kann sich unterscheiden.

Symbolleiste

• Vorschau
  Zeigt das Ergebnis am Bildschirm. Von dort sind weitere Druck- und Exportaktionen möglich.
• Druck
  Gibt den aktuellen Bericht auf dem unter Drucker gewählten Gerät aus.
• PDF
  Erzeugt unmittelbar eine PDF-Ausgabe. Zielordner und Dateiname müssen erreichbar sein.
• Ausgabe
  Öffnet vor der Ausgabe die List-&-Label-Auswahl des Ausgabemediums.
• Entwurf
  Öffnet den List-&-Label-Designer. Diese Funktion ist nur für berechtigte Anwender vorgesehen.
• Favorit Neu
  Speichert die aktuelle Berichtskonfiguration als neuen Favoriten.
• Favoriten
  Öffnet eine gespeicherte Konfiguration zur direkten Verwendung oder Bearbeitung.
• Auftrag
  Startet oder verwaltet eine Folge gespeicherter Favoriten als Druckauftrag.

3. Die Register im Detail

Nicht jeder Bericht benötigt alle Register. Nicht verwendbare Register können deaktiviert oder ausgeblendet sein.

Parameter

Hier werden Zeitraum, Uhrzeit und berichtsspezifische Zusatzoptionen gesetzt. Bezeichnungen und sichtbare Felder richten sich nach dem ausgewählten Bericht.

Filter

Filter bestimmen, welche Datensätze in den Bericht gelangen. Eine Zeile kann deaktiviert, manuell belegt oder dynamisch aus der aktuellen Arbeitssituation ermittelt werden.

Formular

Unter Formular wird die Layoutvariante des Berichts gewählt. Layouts bestimmen Überschriften, Spalten, Gruppierungen, Summen, Logos und Seitenaufbau.

• Das als Standard gekennzeichnete Layout ist die übliche Vorgabe.
• Kundenspezifische Varianten können zusätzliche Spalten oder abweichende Gruppierungen enthalten.
• Wenn ein Bericht unerwartet aussieht, zuerst die gewählte Layoutdatei prüfen.
• Entwurf bearbeitet das gewählte Layout; Änderungen wirken auf alle späteren Ausgaben dieses Layouts.

Sortierung

Die Sortierung legt die Reihenfolge der Ergebniszeilen fest. Die angebotenen Werte sind berichtsspezifisch, zum Beispiel Datum, Artikelnummer, Bezeichnung, Umsatz oder Menge.

• Eine Sortierung nur ändern, wenn das gewählte Layout die Reihenfolge fachlich unterstützt.
• Bei manchen Statistiken kann das Layout selbst eine feste Sortierung oder Gruppierung vorgeben. Diese hat dann Vorrang.
• Ein deaktiviertes Register bedeutet, dass der Bericht keine freie Sortierung anbietet.

Drucker

Hier wird der Drucker für die Schaltfläche Druck ausgewählt. Je nach Installation können Standarddrucker, Arbeitsstationsdrucker und von Windows automatisch erkannte Geräte angeboten werden.

• Vor dem ersten Ausdruck Papierformat, Schacht und Ausrichtung prüfen.
• Der gespeicherte Drucker wird in Favoriten wiederverwendet.
• Bei automatischen Druckaufträgen erscheint keine interaktive Druckerauswahl. Der Zielweg muss deshalb vorher eindeutig konfiguriert sein.
• Die PDF-Ausgabe ist ein eigener Ausgabeweg und darf nicht als Ersatz auf einen Papierdrucker zurückfallen.

Info

Das Info-Register zeigt die zum Bericht gehörende RTF-Dokumentation. Dateiname und Berichtsnummer stimmen überein, zum Beispiel 5002.rtf für Bericht 5002.

Die Informationen enthalten – soweit für den Bericht relevant – Zweck, Datenherkunft, Parameter, Filter, Datenfelder, Sortierung, Besonderheiten, Performancehinweise und bekannte Einschränkungen.

4. Ausgabe richtig wählen

Vor jeder Ausgabe prüfen

1. Ist der richtige Bericht markiert?
2. Stimmen Start- und Enddatum einschließlich Uhrzeit?
3. Sind alle Pflichtfilter gesetzt?
4. Ist das richtige Formular/Layout gewählt?
5. Passt die Sortierung?
6. Ist bei Papierausgabe der richtige Drucker gewählt?
7. Sind PDF- und CSV-Zielordner beschreibbar?

5. PDF- und CSV-Export

CSV-Platzhalter

Das Muster %DV_%D1_%D2.csv wird beispielsweise zu Umsatzerlöse_01.07.2026_27.07.2026.csv. Der Tooltip am Dateinamen zeigt die aktuell aufgelöste Form.

6. Favoriten

Ein Favorit speichert nicht nur einen Berichtsnamen, sondern die vollständige wiederverwendbare Ausgabekonfiguration.

Gespeicherte Einstellungen

• Berichtstyp, Layout und Sortierung
• Drucker oder PDF-Ausgabe
• feste oder dynamische Datumswerte
• optionaler Uhrzeitbereich
• berichtsspezifische Optionen und Eingabefelder
• aktive Filter einschließlich dynamischer Filter
• CSV-Aktivierung, Ordner und Dateinamensmuster

Neuen Favoriten anlegen

1. Bericht vollständig einstellen und in der Vorschau prüfen.
2. Für wiederkehrende Werte möglichst dynamische Regeln wählen.
3. Favorit Neu anklicken.
4. Eindeutigen Namen und eine verständliche Beschreibung vergeben.
5. Ausgabeziel, Layout, Filter und CSV-Einstellungen nochmals prüfen.
6. Favorit speichern und einmal manuell aus der Favoritenliste testen.

Favorit bearbeiten

Favorit über Favoriten laden, Änderungen durchführen und mit Speichern sichern. Mit Reload werden noch nicht gespeicherte Änderungen verworfen. Anwenden öffnet den Bericht mit den aktuell geladenen Favoritenwerten.

7. Druckaufträge / Print Jobs

Ein Druckauftrag führt einen oder mehrere Favoriten nacheinander aus. Er ist für wiederkehrende, möglichst dialogfreie Ausgaben gedacht.

So arbeitet ein Druckauftrag

1. Der Auftrag lädt den zugeordneten Favoriten vollständig.
2. Dynamische Datums- und Filterwerte werden zum Start neu bestimmt.
3. Das Ausgabeziel stammt aus Favorit, Auftrag, Arbeitsplatz oder einer eindeutigen Vorgabe.
4. PDF wird still in den konfigurierten Zielordner geschrieben.
5. Eine aktivierte CSV-Datei wird über denselben Datenlauf zusätzlich erzeugt.
6. Danach wird der nächste Favorit des Auftrags verarbeitet.

Empfohlener Abnahmetest

1. Jeden beteiligten Favoriten einzeln manuell ausführen.
2. PDF- und CSV-Ziel mit einem kleinen Zeitraum prüfen.
3. Vorhandene Dateien im Ziel vermeiden oder eindeutige Dateinamen verwenden.
4. Auftrag einmal unter dem später verwendeten Bediener und Arbeitsplatz starten.
5. Ergebnisdateien, Papierausgabe und Meldungsprotokoll kontrollieren.

8. Praxisbeispiele

Die Beispiele zeigen typische Bedienwege. Sichtbare Werte und Ergebnisse hängen vom aktuellen Datenbestand, den Berechtigungen und der Konfiguration ab.

Beispiel E: Monatlicher PDF-Favorit mit CSV

1. Bericht 1930 auswählen.
2. Zeitraum auf ersten bis letzten Tag des Monats einstellen.
3. Gewünschte fachliche Filter setzen.
4. PDF als Ausgabeziel wählen.
5. CSV aktivieren und %DV_%D1_%D2.csv verwenden.
6. Mit Favorit Neu als „Monatsumsatz PDF + CSV“ speichern.
7. Favorit manuell testen.
8. Erst danach einem Druckauftrag zuordnen.

9. Meldungen, Ursachen und Hilfe

Angaben für eine schnelle Supportanalyse

1. vierstellige Berichtsnummer und Bezeichnung
2. Datum/Uhrzeit des Fehlers
3. eingestellter Zeitraum
4. gesetzte Filter und gewähltes Layout
5. Ausgabeweg: Vorschau, Druck, PDF oder CSV
6. Druckername beziehungsweise Zielordner
7. vollständiger Meldungstext und möglichst ein Screenshot
8. Angabe, ob der Lauf manuell, als Favorit oder als Druckauftrag gestartet wurde

10. Berichtsbereiche und typische Berichte

Die tatsächlich sichtbaren Bereiche hängen von Lizenz, Datenbestand, Berechtigung und kundenspezifischer Konfiguration ab. Die vierstellige Nummer ist die eindeutigste Angabe gegenüber Technik und Support.

11. Kompakte Checklisten